The Complaint that Works and the Apology that Is Useful (A Reclamação Que Funciona E A Desculpa Que É Útil)

Flávia Ghelardi shares strategies for forming effective complaints and equally effective apologies.

Flávia Ghelardi writes from Brazil in English and Portuguese. Vá para a versão em português.

Stop to think about how much you complain in your day: the traffic is heavy, the price of gasoline has increased, you have been warned by the boss, the steak was cooked too rare, your son has not tidied up his room, the heat is too strong, the internet is slow. In short, there are countless small situations that can leave you upset and irritated.

Professor Marcello Danucalov teaches that annoyance happens when something bad has happened that should not have happened. A limit, a fair standard was transgressed; a commitment was broken. And every unpleasantness asks for or generates a complaint.

Features of the complaint that works

There are some characteristics of the complaint that make it effective and useful. A useless complaint only causes discomfort to both the one who produces it and to those around him, so we should avoid this type of complaint.

The first thing we need to identify is to whom we will direct our complaint. If we don't have a recipient, there is no way our complaint can be effective, because there is no one who can somehow repair what happened. Complaining to someone who was not responsible for the situation or who cannot do anything about it, is a waste of time and energy.

Another aspect to consider is what can (and should) be the subject of a complaint. There are events that, even if they cause us some kind of annoyance, do not deserve a complaint, because they cannot be repaired or improved. An example would be being annoyed by the heat or the cold.

Finally, it is necessary to know if there was a previous agreement about the behavior that generated the unpleasantness. If there was no agreement, there is no reason to have a complaint, because there was no commitment from the other party to act one way or another.

Effective way to complain

If the event has passed these three "screens," then we can make an effective complaint to the person responsible, reminding the other party that there was an agreement, and it was broken. Ask for an explanation of this breach and show the damage that this breach has produced in you and in the system as a whole and re-negotiate a new agreement.

For example: if your son left his room in a mess, you should call him, show him the mess, remind him that the agreement is that he has to leave his room tidy before he leaves the house, and that the mess shows that he doesn't care how hard you work to buy things, since leaving it in a mess can also cause damage to objects. Besides, it is your house and he, as your guest, must maintain the order you determine. A disorganized environment affects everyone living in the house, as the human brain is wired to always seek order, and disorder causes discomfort and stress. Thus, his negative attitude has affected both you and the entire family.

Effective complaining requires helpful apologies

Complaining that works requires an apology that is also helpful. If you realize that you have done something that has hurt someone, your first course of action is to ask for forgiveness for breaking the agreement, offering possible justifications for why you acted that way. Then you should ask what the extent of the damage was to both the offended person and the environment, and what you can do to repair it. Do what you can to repair it in the most efficient and fullest way.

One more example regarding children (to teach them to apologize effectively): If your daughter knocked over a glass of milk in her aunt's living room, it is not enough for us to ask her to apologize to her aunt (who will accept it with great affection). In addition to apologizing, she needs to get a cloth to help clean it up.

So we should avoid wasting energy complaining unnecessarily and we need to learn to apologize in an efficient way, so that, besides growing in maturity, we help to balance the environment in which we live.

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Strategies for forming effective complaints and equally effective apologies. #catholicmom

A RECLAMAÇÃO QUE FUNCIONA E A DESCULPA QUE É ÚTIL

Pare para pensar sobre o quanto você reclama no seu dia: é o trânsito que está pesado, o preço da gasolina que aumentou, levou uma advertência do chefe, é o bife que ficou muito passado, o filho que não arrumou o quarto, o calor que está forte, a internet que está lenta, enfim, são inúmeras pequenas situações que podem deixar você aborrecido e irritado.

O professor Marcello Danucalov ensina que o aborrecimento acontece quando algo mal ocorreu e não deveria ter ocorrido. Um limite, um padrão justo foi transgredido, um compromisso foi quebrado. E todo aborrecimento pede ou gera uma reclamação.

Características da reclamação que funciona

Existem algumas características na reclamação para que ela seja efetiva e útil. Uma reclamação inútil só causa desconforto tanto para quem a produz, como para aqueles que estão ao seu redor, por isso devemos evitar esse tipo de reclamação.

A primeira coisa que precisamos identificar é para quem iremos dirigir nossa reclamação. Se não temos um destinatário, não há como nossa reclamação ser efetiva, porque não há ninguém que possa reparar de alguma forma o que aconteceu. Reclamar para alguém que não foi o responsável pela situação ou que não pode fazer nada a respeito, é perda de tempo e de energia.

Outro aspecto é sobre o que pode (e deve) ser objeto de uma reclamação. Existem acontecimentos que mesmo que nos causem certo tipo de aborrecimento, não merecem uma reclamação, pois não tem como ser reparados ou melhorados. Um exemplo seria se aborrecer com o calor ou o frio.

Por fim é preciso saber se havia um pacto prévio a respeito comportamento que gerou o aborrecimento. Se não havia um combinado, não há por que ter a reclamação, pois não houve o comprometimento da outra parte a agir de uma forma ou de outra.

Forma efetiva de reclamar

Se o acontecimento passou nessas três “peneiras”, então podemos fazer uma reclamação efetiva para a pessoa responsável, lembrando a outra parte que havia um acordo e esse foi quebrado. Pedir explicações sobre essa quebra e mostrar os danos que essa quebra produziu em você e no sistema como um todo e repactuar um novo acordo.

Por exemplo: se o filho deixou o quarto bagunçado, você deve chamá-lo, mostrar a bagunça, lembrar que o combinado é ele deixar o quarto arrumado antes de sair de casa e que a bagunça demonstra que ele não está se importando com o quanto você trabalha para conseguir comprar as coisas, já que deixar desorganizado pode também causar danos aos objetos. Além disso, a casa é sua e ele, como seu hóspede, deve manter a ordem que você determina. Um ambiente desorganizado afeta a todos que vivem na casa, pois o cérebro humano é conectado para buscar sempre a ordem e a desordem causa desconforto e estres. Assim, a atitude negativa dele afetou tanto você como toda a família.

A reclamação efetiva exige desculpas úteis

A reclamação que funciona exige um pedido de desculpas que também seja útil. Caso você se dê conta de que fez algo que prejudicou alguém, a primeira atitude é pedir perdão por ter quebrado o acordo, contando eventuais justificativas para você ter agido daquela forma. Depois deve perguntar qual foi a extensão do dano tanto para a pessoa ofendida como para o ambiente e o que você pode fazer para repará-lo. Faça o possível para reparar da forma mais eficiente e plena.

Mais um exemplo com relação aos filhos (para ensinarmos a se desculparem efetivamente): se sua filha derrubou um copo de leite na sala da tia, não basta que peçamos para ela pedir desculpas para a titia (que vai aceitar com o maior carinho). Além de pedir desculpas, precisa pegar um pano para ajudar a limpar.

Portanto devemos evitar gastar energia reclamando inutilmente e precisamos aprender a pedir desculpas de uma maneira eficiente, assim, além de crescermos em maturidade, ajudamos a equilibrar o ambiente em que vivemos.

Copyright 2021 Flávia Ghelardi
Image: Canva Pro